La firma ha sido parte de la humanidad desde la prehistoria. Desde las huellas de las manos en las pinturas rupestres hasta los trazos del pincel de un artista, la firma ha trascendido en el tiempo, simbolizando identidad, intención y compromiso.

En civilizaciones antiguas, la necesidad de verificar documentos y mensajes llevó a la creación de métodos más sofisticados. En Egipto, los faraones utilizaban sellos cilíndricos con jeroglíficos para marcar su aprobación en documentos oficiales. Estos sellos, hechos de piedras preciosas o arcilla, eran únicos y representaban la autoridad del portador.

Durante la Edad Media, los monarcas y nobles europeos empleaban sellos de cera para asegurar la autenticidad de sus cartas y decretos. Estos sellos, generalmente impresos con anillos específicos y distintivos, servían no solo para validar la procedencia del documento, sino también para prevenir su manipulación. Los sellos de cera se convirtieron en un símbolo de poder y estatus y su uso se extendió rápidamente entre la nobleza y la Iglesia.

Gutenberg y la llegada de la imprenta

Con la aparición de la imprenta en el siglo XV, la necesidad de firmar documentos se volvió más accesible. La firma manuscrita empezó a ganar popularidad y su uso se expandió más allá de la nobles y el clero, llegando a comerciantes y ciudadanos comunes. La firma manuscrita se introdujo en contratos, testamentos y todo tipo de documentos legales, simbolizando la aceptación de la persona firmante.

Sin embargo, la firma ya no es lo que era. Ha evolucionado hasta lo que conocemos como firma biométrica. Este tipo de firma es capaz de capturar la esencia de la firma de tus clientes, garantizando su autenticidad como nunca antes.

La firma biométrica ha encontrado nuevas aplicaciones en sectores más modernos como el transporte, la logística, la distribución y la paquetería. Estas áreas requieren métodos de verificación seguros para garantizar la identidad de los firmantes y la intención de las partes involucradas dando lugar a la firma biométrica en movilidad.

¿Qué es la firma biométrica en movilidad?

La firma biométrica en movilidad representa una evolución significativa en el ámbito de la seguridad y la eficiencia administrativa. A diferencia de las firmas tradicionales, que pueden ser fácilmente falsificadas , la firma biométrica se vale de las características únicas de cada individuo para autenticar la identidad de una persona y es considerada firma electrónica avanzada.

Esta tecnología se adapta perfectamente al entorno móvil. Con dispositivos móviles como smartphones y tablets, los usuarios pueden firmar documentos en cualquier momento y lugar, sin necesidad de utilizar dispositivos adicionales.

La integración de este tipo de firma garantiza altos estándares de seguridad. Los datos biométricos son extremadamente difíciles de duplicar, lo que hace que la autenticación sea más segura en comparación con firmas manuscritas. Además, los sistemas avanzados de cifrado protegen estos datos contra accesos no autorizados, proporcionando una capa adicional de protección.

Más allá del garabato

Al firmar digitalmente, se registran numerosos elementos más allá de la captura de la simple firma. Uno de los aspectos más básicos y cruciales es la captura de las coordenadas X e Y. Estas coordenadas registran la posición exacta de la firma en cada momento, creando un mapa detallado del trazo.

La presión ejercida por el firmante también se mide a lo largo del proceso. Esta presión varía a lo largo de la firma y es única para cada individuo, añadiendo una característica distintiva difícil de replicar. Además de la presión, se registran la velocidad y la aceleración tanto en el eje X como en el eje Y. La velocidad en X y Y revela la rapidez con la que se mueve el firmante en diferentes direcciones, mientras que la aceleración en estos ejes muestra cómo cambia esa velocidad con el tiempo.

Otro aspecto relevante de la firma biométrica en movilidad es el número de trazos que utiliza el firmante. Algunas personas firman en un solo trazo continuo, mientras que otras realizan varios trazos separados. El orden y la duración de estos trazos también se registran, ofreciendo una visión completa del proceso de firma. Cada uno de estos elementos contribuye a crear un patrón único que se asocia directamente con el firmante.

Componentes técnicos de la firma biométrica en movilidad

Para implementar la firma biométrica en movilidad, es esencial contar con ciertos componentes y tecnologías que faciliten su captura y validación de manera segura y eficiente. A continuación se detallan los elementos necesarios:

Dispositivo con pantalla táctil: es indispensable contar con un dispositivo equipado con una pantalla táctil que permita la captura precisa de la firma. Esto puede incluir smartphones, tabletas, y portátiles con pantalla táctil.

Sistema operativo compatible: el dispositivo debe operar bajo uno de los siguientes sistemas:

• Android: amplia variedad de dispositivos y aplicaciones disponibles.
• Windows: soporte robusto para aplicaciones empresariales y de productividad.
• iOS: alta seguridad y rendimiento en dispositivos Apple.
• Web: a través de navegadores compatibles con tecnologías táctiles, facilitando la firma en portátiles y otros dispositivos con pantalla táctil.

¿Cómo es el proceso para firmar albaranes y entregas?

A grandes rasgos, el funcionamiento sería el siguiente:

En el momento de firmar un documento, la aplicación cliente recupera (o genera) el documento a firmar y se lo pasa a nuestro SDK de firma (MobbSign).

En este punto, el SDK de MobbSign toma el control y visualiza el documento. El firmante puede revisar el documento que va a firmar directamente en la tableta con las funcionalidades habituales de un visor PDF (pasar páginas, hacer zoom, etc.).

Opcionalmente, desde el momento en que se abre el documento de albarán o entrega el sistema podrá obtener la geolocalización del dispositivo. Junto con la localización se guardará también el dato del medio por el que fue obtenida así como la precisión estimada de la misma.

Cuando el cliente está listo para firmar con su firma biométrica, se seleccionará dicha opción y a partir de ese momento podrá firmar sobre la pantalla táctil del dispositivo.

Una vez que el usuario está satisfecho con su firma se procede al proceso de firma biométrica del documento

Para ello:

Se toma toda la información biométrica que proporciona la firma del usuario (tiempo, posición, presión de cada punto, etc.) que permitirán en caso de reclamación en el futuro reproducir la forma en la que el usuario firmó y validar la autoría.

Se calcula un hash con toda la información contenida en el documento. Este hash podrá ser utilizado posteriormente para validar la integridad del documento (es decir, que no ha sufrido ninguna alteración desde que fue firmado).

Se incluirá también la localización donde se firma el documento obtenida según el proceso descrito anteriormente.

La concatenación

Toda esta información (firma biométrica + hash del documento + localización) es concatenada y cifrada con la clave pública que fue generada y distribuida a los dispositivos móviles. Gracias a las características del cifrado con clave asimétrica, la única forma de descifrar esta información y recuperar la información original será con la clave privada asociada.

Además, se emplea un certificado de sello electrónico para construir la firma electrónica de acuerdo al estándar PAdES (PDF Advanced Electronic Signature) que permite que la firma sea validada por las aplicaciones lectoras de documentos PDF (como Adobe PDF) y, opcionalmente, se puede emplear un sello de tiempo que garantice el momento en el que se realizó la firma.

Tan pronto como esta información es cifrada y embebida en el documento la información original de la firma se descarta y no es almacenada ni enviada.

Este proceso puede repetirse las veces que sea necesario en caso de que haya varias personas que tienen que firmar, por ejemplo, transportista y receptor del producto. Hay que destacar que todo el proceso de firma se realiza dentro del dispositivo móvil, que actúa como una caja negra cuya salida es ya el documento con la firma biométrica cifrada. De esta forma se evita tener que enviar la firma biométrica a un servidor lo que podría crear problemas desde el punto de vista legal y de privacidad acerca del uso y almacenamiento de esa firma.

Una vez firmado biométricamente, el documento se pasa de vuelta a la aplicación del cliente que toma el control sobre él. Esta aplicación probablemente lo envíe a otros sistemas para su almacenamiento, custodia, etc.

Recomendaciones para tener una buena experiencia de firma

Para mejorar la experiencia de usuario se deben tener en cuenta una serie de recomendaciones:

• Recomendamos permitir firmar en toda la superficie disponible de la pantalla en lugar de forzar al usuario a hacerlo en un pequeño recuadro.
• Una vez completada la firma, la imagen de la misma será escalada y colocada en las coordenadas que fueron indicadas como parámetro de entrada junto al documento. También es posible no indicar unas coordenadas fijas donde la firma será colocada y dejar al cliente la posibilidad de cambiar el tamaño y colocarla él mismo. Para capturar la firma se mantendrá el documento de fondo para que el usuario no pierda de vista en ningún momento lo que está firmando.
• En general, recomendamos utilizar una tableta Android con tecnología de stylus propia, tabletas Windows o bien un iPad con stylus activo capaz de capturar la presión en lugar de utilizar el dedo o un pen capacitivo sobre una tableta Android genérica o iPad.

Además, este tipo de tecnología permite apoyar la mano en la tableta mientras que se firma ya que el SDK es capaz de distinguir la entrada que se produce por el pen de la que se produce por el contacto de la mano y solo tener en cuenta la primera (“palm rejection”).

El concepto WYSIWYS en la firma digital biométrica

El concepto WYSIWYS, que se traduce como «What You See Is What You Sign», cobra bastante importancia en el ámbito de la gestión de albaranes y entregas de productos. Este principio asegura que el contenido del albarán o documento de entrega que se muestra al receptor en el momento de la firma es exactamente lo que se está aprobando. En industrias que manejan grandes volúmenes de productos y transacciones, mantener la integridad y la precisión en el proceso de firma es esencial.

WYSIWYS garantiza que los detalles del producto, las cantidades y la información de la entrega sean precisos y estén correctamente documentados antes de que se complete la firma.

Integración del componente de firma biométrica

Ventajas de implantar y usar firma electrónica con biometría en procesos presenciales

Eficiencia operativa

La firma electrónica optimiza la eficiencia operativa. La captura y verificación de la firma digital a través de biometría permite la automatización de procesos que anteriormente requerían papeleo físico y múltiples pasos manuales. Por ejemplo, en la entrega de productos y paquetería, los repartidores pueden firmar biométricamente directamente en el dispositivo móvil, acelerando la confirmación de entrega y reduciendo el tiempo necesario para procesar y archivar documentos.

Reducción de errores

La reducción de errores y la mejora en la trazabilidad son otras de sus ventajas. La firma biométrica garantiza que la documentación esté correctamente firmada y asociada a la persona adecuada. La capacidad de integrar estos datos electrónicos con sistemas de gestión permite un seguimiento más eficiente y preciso de los procesos de entrega y logística, facilitando la resolución de posibles incidencias y proporcionando un registro claro.

Fácil y rápida integración

Otro de los aspectos más destacables de la firma electrónica de albaranes es la rapidez con la que se puede implementar. La integración de esta tecnología en los procesos existentes es ágil, ya que se basa en SDKs. Esto permite a las empresas adaptar sus operaciones a las nuevas exigencias tecnológicas sin grandes inversiones ni tiempos prolongados de adaptación. La solución se puede desplegar en dispositivos móviles, facilitando su uso en escenarios de movilidad donde los trabajadores están en constante movimiento, como en la entrega de productos y la gestión de paquetería.

Validez legal

En términos de validez legal, la firma biométrica cumple con los requisitos establecidos por normativas relevantes, como el Reglamento eIDAS. Estas regulaciones garantizan que la firma electrónica tenga la misma validez y efectos legales que una firma manuscrita tradicional. Lo anterior garantiza que los documentos firmados electrónicamente sean aceptados en procedimientos legales y ofrece a las empresas y a sus clientes una mayor confianza en la validez y seguridad de las gestiones realizadas.

Incremento de la productividad

Además de la validez legal, la firma biométrica incrementa la productividad en entornos de movilidad. La automatización de procesos a través de firmas electrónicas optimizadas reduce los tiempos asociados con la gestión manual de documentos.

La adopción de la firma biométrica en procesos presenciales también mejora la experiencia del usuario.

El futuro de la firma es verde, cómo la firma digital reduce el uso del papel

Uno de los beneficios más notables de la firma digital es la reducción del uso del papel.

Tradicionalmente, la firma de documentos implicaba un proceso manual que requería imprimir, firmar a mano y luego escanear o enviar por correo postal. Este proceso es laborioso y genera una gran cantidad de residuos de papel y otros materiales asociados. La transición a la firma electrónica elimina estos pasos, permitiendo que los documentos sean firmados y gestionados completamente en formato digital.

Como hemos comentado anteriormente, la firma digital utiliza tecnologías de cifrado para asegurar la autenticidad y la integridad de los documentos, eliminando la necesidad de imprimir copias para su archivo o revisión. Esto no solo reduce la demanda de papel, sino que también disminuye de la necesidad de almacenamiento físico de documentos en oficinas y archivos.

Las ventajas ambientales de la firma digital son claras cuando se considera el impacto acumulativo de las prácticas tradicionales. A medida que más organizaciones adoptan esta tecnología, el ahorro en consumo de papel se traduce en una menor deforestación y en menos residuos. El futuro de la firma digital está íntimamente ligado a una mayor conciencia ambiental y una mayor responsabilidad corporativa.

Modalidad offline para entornos sin conexión

La solución puede realizar procesos de firmado en entornos en los que el dispositivo no tenga conexión a internet en el momento de la firma, modalidad offline. Por tanto, se permite que los usuarios firmen documentos sin necesidad de estar conectados a internet, garantizando la integridad y autenticidad de las firmas realizadas en entornos sin conexión y la sincronización de datos cuando se restablezca la conexión.

¿Cómo se puede implementar la firma biométrica en movilidad en empresas de logística, paquetería y distribución?

En logística, la firma biométrica en movilidad se puede aplicar en el proceso de recepción y entrega de mercancías. Por ejemplo, los conductores pueden usar dispositivos móviles equipados con lectores biométricos para firmar digitalmente los documentos de entrega y recogida, asegurando que la identidad del usuario esté debidamente verificada antes de completar una transacción. Esta práctica mejora la precisión en la gestión de inventarios y evita posibles errores humanos.

Esta tecnología también aplica para cartas de portes. En este sentido, la carta se firma por cada uno de los responsables del journey que siga la carta. Desde el mozo o encargado de almacén que firma la carta cuando se carga el camión, pasando por la firma del conductor del camión cuando llega a la unidad de reparto, hasta llegar a la firma del repartidor en el momento de hacer la entrega. 

Además, las empresas de paquetería y los operadores postales privados pueden aprovechar la biometría para optimizar los procesos de despacho y entrega. Los repartidores pueden validar rápidamente la identidad de los destinatarios y confirmar la entrega correcta de los paquetes con firma, tal y como lo hace RD Post. Esto es especialmente útil en entornos de alta rotación o cuando se manejan grandes volúmenes de paquetes garantizando que cada paquete llegue a la persona adecuada y que todas las entregas estén debidamente registradas.

La firma biométrica también puede ser valiosa en la gestión de devoluciones. Las firmas manuales pueden ser ilegibles o sujetas a errores, por lo que la firma digital ofrece un método más preciso para verificar la identidad del cliente que está devolviendo un paquete.

Además, la firma biométrica puede integrarse con sistemas de gestión de transporte para facilitar una visibilidad y seguimiento más efectivos. Por ejemplo, un sistema puede automáticamente actualizar el estado de un envío en función de la firma biométrica del destinatario, reduciendo el tiempo necesario para registrar manualmente estas actualizaciones y mejorando la eficiencia general de los procesos. 

Escríbenos si estás pensando en incorporar una solución de firma biométrica en movilidad para la gestión de albaranes y entregas de productos. Podemos ofrecerte tecnología que garantice una confirmación de entrega más segura, mejorando la trazabilidad y satisfacción de tus clientes.

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