Era cuestión de tiempo que el Gobierno permitiese a través de una nueva normativa la firma en soporte digital de los partes de entrada de viajeros en los hoteles y finalmente así ha sido ya que la nueva norma publicada en el BOE entrará en vigor el próximo 28 de Abril.
Además, los libros-registro podrán conservarse en formato digital.
Nueva orden INT/321/2021, de 31 de Marzo
La nueva Orden INT/321/2021, de 31 de Marzo, modifica la Orden INT/1922/2003, de 3 de julio, sobre libros-registro y partes de entrada de viajeros en establecimientos de hostelería y otros análogos, en cuanto a las obligaciones de registro documental.
Debido a la coyuntura sanitaria ocasionada por la COVID-19, se prioriza la necesidad de establecer medidas dirigidas a proteger el bienestar, la salud y la seguridad de los ciudadanos y la contención de la progresión de la enfermedad. En este sentido, se entiende prioritario establecer mecanismos que, como la agilización de los procedimientos de check-in en establecimientos de hostelería y otros análogos, garanticen la seguridad de los ciudadanos y turistas que se alojen en los establecimientos del territorio nacional.
Debido a la coyuntura sanitaria ocasionada por la COVID-19, se prioriza la necesidad de establecer medidas dirigidas a proteger el bienestar, la salud y la seguridad de los ciudadanos y la contención de la progresión de la enfermedad. En este sentido, se entiende prioritario establecer mecanismos que, como la agilización de los procedimientos de check-in en establecimientos de hostelería y otros análogos, garanticen la seguridad de los ciudadanos y turistas que se alojen en los establecimientos del territorio nacional.
El principal problema de la anterior normativa (Orden INT/1922/2003, de 3 de Julio) es que no recoge la posibilidad de que se firmen los partes de entrada de viajeros en soporte digital o que los libros-registro sean conservados en ese formato.
Dada la situación actual provocada por la Covid-19 y que ha impactado drásticamente en el sector hotelero, era prioritario agilizar los procedimientos de check-in apostando por la digitalización, para reforzar la seguridad de los usuarios. La nueva norma por tanto hace hincapié en dos procesos ligados al check-in en establecimientos de hostelería:
- Se permite la firma en formato digital de los partes de entrada de viajeros, que además podrán ser cumplimentados por procedimientos informáticos.
- Se permite conservar los libros de registro en formato digital, debiendo ser compatibles con los medios electrónicos de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado y permitiendo un tratamiento seguro a fin de garantizar la fiabilidad de los datos.
El libro-registro deberá estar en todo momento a disposición de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad y se conservarán durante 3 años, con lo que hay que prestar especial atención al tratamiento de los datos de carácter personal durante ese periodo, cumpliendo con la normativa de protección de datos de la AEPD.
Conclusión
Es indudable que esta actualización de la normativa permitirá agilizar procesos, hacerlos más sostenibles, más seguros y ahorrar costes.
En Mobbeel tenemos soluciones para el sector hotelero que permiten digitalizar el proceso de firma, tanto de partes de viajeros, como de pedidos, tickets o cualquier otro documento que pueda requerir firma dentro de un hotel.
Además, más allá de permitir la firma en una tableta en recepción, podemos ofrecer la tecnología entornos web, lo que permitiría al huésped firmar en su propio dispositivo móvil y evitar al máximo los contactos físicos.
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Soy Ingeniero Informático y amante del Marketing, Comunicación e Internacionalización de empresas, tareas que desarrollo como CMO de Mobbeel. Soy muchas cosas, algunas buenas, muchas malas… perfectamente imperfecto.
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